1. Acerca de revisión inicial del condominio
Teníamos que tener un punto de partida!
Es por esto que, cuando llegamos, realizamos un estudio inicial del estado del condominio, el cual fue publicado por las vías oficiales de su comunidad. A continuación, puede realizar un repaso de dicho reporte:
2. Acerca de los avances desarrollados en su comunidad.
Mantención de bombas hidráulicas de sala de bombas.
Recibimos el condominio con una sala de bombas cuyo funcionamiento, para los 200 departamentos, estaba condicionado a una sola bomba. TUVIMOS QUE RECUPERAR 3 BOMBAS QUE NO ESTABAN EN EL CONDOMINIO y realizamos su mantención respectiva.
SORPRESA! Al finalizar el mantenimiento y montar, nos dimos cuenta que las otras dos bombas presentaban problemas también: la bomba No. 4, que era la que estaba en funcionamiento, estaba presentando sonidos propios de avería, mientras que la bomba No. 5 no funcionaba de ninguna manera. La reparación de estas aún no ha podido ser realizada debido a la realidad del condominio informada en la CARPETA CERO.
Certificación de extintores
El condominio no tenía las mantenciones en sus extintores desde el año 2022. Fue una de nuestras primeras prioridades, con el fin de mantener estándares mínimos de seguridad en regla, en función de la situación del condominio en el momento.
Control de roedores
De acuerdo con nuestra CARPETA CERO, el condominio no cuenta con servicio de control de roedores. Uno de los primeros trabajos realizados fue entregar las cotizaciones correspondientes para contar con dicho servicio, manteniendo un estándar aceptable en cuanto a situación sanitaria respecta.
Y encontramos a otro proveedor más, pero debido al anuncio de no continuar no lo pudimos enviar... ¡Pero lo hacemos ahora! Siempre es útil contar con una red robusta de proveedores en distintas áreas.
3. Avances en portería.
Acerca del incidente del portón de acceso vehicular.
La madrugada del 23/11/2024 hubo un incidente grave en el acceso vehicular: un vehículo impactó en el portón, dejándolo a medio funcionar. Lamentablemente, a los dos días después, el portón dejó de funcionar definitivamente.
¡INMEDIATAMENTE NOS PUSIMOS MANOS A LA OBRA y trajimos a más de un proveedor a revisar el sistema! Obtuvimos 5 cotizaciones, tanto para reparación como para recambio del sistema completo. Las cotizaciones las puede revisar a continuación.
Además, cuando obtuvimos la determinación de cómo cobrar los fondos por cuenta de la persona causante de los daños y obtuvimos un plan de acción definitivo, ¡Lo comunicamos a la comunidad completa de inmediato!
Cotizamos uniformes para conserjes y personal de aseo
Una de nuestras últimas gestiones fue entregar cotizaciones para uniformes para vuestros trabajadores, considerando personal de aseo y personal de portería. Las cotizaciones incluyeron el bordado del condominio para otorgar sentido de identidad.
Se presentaron problemas en las cámaras de seguridad del condominio
De las cámaras de seguridad existentes, de un momento a otro dejó de funcionar más de la mitad de las mismas. Inmediatamente contactamos a un proveedor para afrontar el problema y se vio que el árbol estaba (aún lo hace) haciendo interferencia entre la antena emisora de portería y la antena receptora de la torre 8, lo cual hacía que gran parte del sistema se cayera.
¿Qué se propuso? Correr la antena de portería para respetar el árbol y, de paso, instalar una cámara adicional para la lectura de patentes de los vehículos que ingresan al condominio. La cotización es la siguiente:
Y nos quedó algo pendiente (que estaba en proceso de implementación).
Estábamos preparando la implementación de un equipo computacional, sin cargo a la comunidad, con acceso a Edipro para los conserjes, además del portal ALENSO de su comunidad. Con esto íbamos a lograr, entre algunas cosas:
- Registro virtual de visitas.
- Creación de "listas negras".
- Registro de encomiendas con notificación al residente.
- Soporte para la realización de trámites en el portal por parte de cualquier residente.
4. ¿Y los estacionamientos?
Implementamos cartelería para estacionamientos de visitas.
Se compraron señaléticas para los 30 estacionamientos de visitas y se instalaron en los diez primeros, mientras obteníamos información de la distribución definitiva de estacionamientos, lo cual veremos un poco más adelante.
¡Logramos obtener la nómina de asignación de estacionamientos completa!
Logramos hacer que la inmobiliaria nos pudiese entregar la nómina completa de la distribución de estacionamientos. Con esto íbamos a poder delimitar correctamente e instalar los letreros de estacionamientos de visita restantes.
Logramos iniciar negociaciones para el repintado de los estacionamientos.
Desde la inmobiliaria nos dieron el visto bueno para buscar un proveedor para el repintado de todos los estacionamientos del condominio, SIN CARGO A LA COMUNIDAD.
En base a lo mismo, enviamos a uno de nuestros mejores proveedores a crear una muestra in situ de la propuesta, con el objetivo de presentar una propuesta de calidad y duradera, con pintura de alto tráfico y de larga durabilidad.
5. ¿Porqué tanta cotización?
La administración propone, el Comité dispone.
La administración es el órgano ejecutor de las decisiones y/o acuerdos que adopta el Comité. En consecuencia, el avance o retroceso de una comunidad es una responsabilidad compartida. Por una parte, la administración gestiona la mejor manera posible de destinar los recursos, presentar proyectos y dirigir las manos necesarias, mientras que el Comité supervisa y determina la continuidad o cese de los distintos procesos que se deben llevar.
En este caso, mientras nosotros gestionamos la solución de distintas necesidades, el Comité es quien debe dar el "vamos" a cada propuesta presentada.
6. Algunos levantamientos posteriores (y tareas pequeñas).
Realizamos una revisión a todas las torres, después de la CARPETA CERO.
Realizamos un levantamiento, para presentar a Comité y a la comunidad con posterioridad, del estado de las torres del condominio, considerando oportunidades de mejora en distintos aspectos:
- Luminarias y eficiencia energética.
- Señaléticas.
- Estado de puertas y ventanas.
- Revisión de salas de basura.
- Seguridad en pasillos.
- Aprovechamiento de infraestructura.
Algunos trabajos menores en función del recurso obtenido.
Hay cosas pequeñas, pero importantes de destacar...
- Reparamos la cremallera del portón eléctrico. Al poco de llegar nos percatamos, mediante portería, que estaba desoldada.
- Cuadramos la puerta de acceso peatonal. Esta se encontraba descuadrada, lo que ejercía presión al abrir y cerrar.
- Reparamos la tapa de acceso a la sala de bombas. Esta se encontraba sin pomeles y sin topes para una apertura segura.
- Instalamos candados en accesos a sala de bombas y estanques de acumulación de agua potable. Sin esto exponíamos a la comunidad a fuertes problemas sanitarios, ante personas malintencionadas, protegiendo el agua de consumo humano. Al llegar nada estaba sellado.
- Instalamos candados en 5 salas de electricidad que no tenían cierre. Con esto aumentamos en seguridad, restringiendo el acceso a niños y personal no autorizado.
- Sin olvidar que pintamos todo lo metálico que reparamos, para proteger las estructuras.
- Compramos herbicida para eliminar malezas y vegetación en lugares no deseados.
5. ¿Y las vías de comunicación e información?
Portal ALENSO.
El portal ALENSO es (lo mantendremos activo durante un tiempo más, para vuestra revisión), una plataforma informativa en la cual la comunidad completa puede tener acceso a toda la información transparentada de los movimientos que se realizan en su comunidad. Algunas secciones son las siguientes (Haga clic en el botón correspondiente para acceder a la sección de interés):
- TRÁMITES: sección para solicitar certificados de residencia, actualizar datos de propietarios/arrendatarios, entre otros. Flexible en su totalidad, en donde se pueden agregar/quitar trámites de acuerdo a la realidad de su comunidad.
- BITÁCORA DE MANTENIMIENTO: sección para informar el estado del condominio a nivel técnico. Pasando por la sala de bombas, certificaciones, jardines, etc. Es un largo trabajo el que quedaba por delante, por lo que esta sección es de constante enriquecimiento.
- REGLAMENTO Y NORMAS: para facilitar la convivencia y fomentar el buen vivir, dejamos público el Reglamento de Copropiedad y generamos un protocolo de portería, PREVIO A LA IMPLEMENTACIÓN DE EDIPRO EN PORTERÍA. También creamos un apartado para que el Comité, en conformidad con la Ley de Copropiedad, pudiese redactar las normas correspondientes a la sana convivencia de la comunidad.
- COMUNICADOS: ¡Por esta sección publicábamos todos los comunicados que fueron recibiendo durante nuestra gestión!
- REPORTES DE GESTIÓN MENSUAL: quizás esta sea la sección, en conjunto con la Bitácora de Mantenimiento y los Reportes de Asamblea, más importante de todo el portal. En esta sección fuimos informando mes a mes la gestión realizada en la comunidad, con cada peso rendido, cuadrando completamente todos los movimientos técnicos y financieros de la comunidad. La Ley de Copropiedad obliga a rendir solo en asambleas, pero nosotros lo hacemos mes a mes PARA VUESTRO PROPIO RESPALDO Y CONFIANZA.
EDIPRO.
EDIPRO es el cerebro operativo de la comunidad. En él concentramos los gastos comunes, ingresos, egresos, remuneraciones y toda la gestión financiera del condominio.
Es por esto que, para los pagos de gastos comunes, SEPARAMOS LAS VÍAS DE CONTACTO, dejando el correo pago.donaelisa@gmail.com como vía exclusiva para el envío de comprobantes. ESTA CASILLA, AL NO TENER DOMINIO @ALENSO.CL, es completamente heredable, POR LO QUE NUNCA MÁS TENDRÁN QUE CAMBIAR LOS DATOS DE TRANSFERENCIA EN VUESTRAS CUENTAS BANCARIAS. Transferiremos al Comité de Administración el control total de dicha cuenta, con todos los respaldos íntegros.
6. Y para despedirnos... ¡Rendimos todo!
Recaudación.
La siguiente gráfica contiene los montos con los que recibimos el condominio, versus los montos con los que cuenta el condominio al momento de entregarlo.
Se considera, para efectos de este cálculo, el saldo bancario disponible en la cuenta UNA VEZ COBRADO EL ÚLTIMO CHEQUE PARA EL PAGO DE LOS GASTOS DEL MES. Considere que este condominio primero recauda y luego paga, de acuerdo con la situación financiera descrita en la CARPETA CERO.
Iniciaremos el recorrido en SEPTIEMBRE, el último mes que la administración anterior trabajó en el condominio (en consecuencia, OCTUBRE fue nuestro primer mes completo) y lo finalizaremos en DICIEMBRE, en el momento que hicimos el último pago de gastos comunes.
La última columna indica el saldo bancario al momento de realizar el presente análisis, esto es, el 02/01/2024 a las 20:22 horas.
Recaudación histórica posterior al último pago a proveedores mensual.
De acuerdo a la gráfica se aprecia que durante los meses de octubre y noviembre procedimos con el pago de deuda de arrastre por modificaciones en la sala de bombas, además de la instalación de las bombas que llevamos a mantenimiento una vez las pudimos recuperar. Una vez fue cubierto esto, logramos establecer mayores acciones de cobro para disminuir la morosidad, creamos el fondo operacional para las unidades entregadas durante nuestro período, pagamos la mantención de los extintores y terminamos muy por sobre la línea que nos dejó la administración anterior.
Reportes de Gestión Mensual.
Los siguientes reportes de gestión mensual contienen todo lo realizado en el condominio mes a mes: trabajos, levantamientos, reportes de ingresos y egresos, deudas por departamento y movimientos de dineros: la caja chica (dineros para el funcionamiento del día a día) y cartolas administrativas (gestión documentada de todos los dineros obtenidos por el condominio para el pago de servicios.